もう一度報告しますか？いくらできますか？

こんにちは、Habr！



大企業の従業員の多くは、ほとんどの人が報告書を提出しなければならないと思います。この種の活動の圧倒的多数は否定的な反応を引き起こします。本質的にどのようなレポートが必要なのか、なぜそれらが必要なのか、そして最も重要なのは、そのような喜びにどれだけの費用がかかるのかを見てみましょう。

なぜレポートが必要なのですか？

意味のある決定を下すには、情報が必要です。最も単純なケースでは、プロセスに直接関与している場合、または物理的に同じ部屋にいる場合、必要なすべての情報は、本当に必要ない場合でも、オーディオビジュアルチャネルを介して自動的に送信されます。ジュニアが何をしているのか、エニキーが引っ張られる頻度と問題、1日に何回、クリーナーが床をどれだけよく洗うのか、マシンのプロファイラーでコードが遅くなる理由、クローゼットにある予備のマウスの数がわかります。このような状況では、正式な報告は事実上必要ありません。あなたはすぐに問題を見て、それを解決することができるでしょう。これは、複数の従業員がいて、全員が物理的に同じ部屋にいる企業でうまく機能します。物理的な障壁が存在すると、すべてが劇的に変化します。会社が成長し、すべてのプロセスに個人的に参加できない場合。しかし、責任はどこにも消えません。別の部屋にいると、何が起こっているのかを直接確認することはできなくなりますが、適切な決定をタイムリーに行う必要があります。上記の例に基づいて、次のような情報を定期的に受け取りたいと思うでしょう。

• キューにはいくつのタスクがあり、何が開発中であり、その期間にいくつのタスクがクローズされていますか？
• ヘルプデスクに対して何回の呼び出しが行われ、どのタイプで、何回正常に閉じられましたか？
• 清掃スケジュール。
• ユーザーデバイスからのアプリケーションのログ。

この情報の一部は手動で生成されます（大規模な清掃会社に対してのみ清掃会計システムをフェンスすることは理にかなっています）。一部は、生の非構造化データ（デバイスログ）の形式です。しかし、基本的な情報は、便利​​で、最も明確かつ確実に現実を反映する表またはグラフの形式のレポートの形式で必要になります。（現実を明確かつ不正確に反映していないグラフの例は、この素晴らしい記事に記載されています）。ヘルプデスクの従業員がばかをしていることを知るのに間に合うように過負荷が重く、適切な対策を講じることができます（スタッフの拡大、ショック作業のボーナスの支払い、大量のアピールの原因の排除の試み）。これを知らなければ、プロセスを正常に整理することは不可能です。これはマネージャーだけに当てはまりません。開発者、開発者は、ユーザーのローカルで何が起こっているか、ネットワークのロード方法、サーバー、単位時間あたりのマイクロサービスへのリクエスト数なども知る必要があります。実際、これらは同じレポートであり、それらがないと問題を解決できません。

レポートの基本要件

レポートの基本的な要件を策定しましょう。

1. 視認性と知覚のしやすさ。
   
   
   
   5 GBの生のログから直接意味はほとんどありません。少なくとも何か有用なものを知る前に、それらを処理して集約する必要があります。
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. 適時性。
   
   
   
   チャンネルが1週間前に減速し始め、ユーザーの半数がすでにダンプしていて、怒ったレビューを残していることを知るのは不快です。そして、30秒でパッチコードを差し込むことで問題を解決することができました。そして倉庫のネズミは尽きました、彼らは時間通りに買いませんでした。ささいなことですが、不快でもあります。
5. 作成および使用の許容可能なコスト。

最後の点を詳しく見ていきましょう。以前のものについて、私が部分的に正しく「キャプテン・オブビシャス」と呼ばれることができるならば、彼に関して何らかの理由で、しばしば現実を完全に無視することがあります。ベールをはがそう！

すべてにお金がかかる

繰り返しますが、少しの資本。私たちの世界では、事実上無料のものはありません。パンは木に生えず、サンタクロースは存在しません。どんな仕事にもお金、時間、そして他のいくつかのリソースが必要です。1平方あたりのミミズの数に関するレポートが必要な場合。メーター、それから私達はその値を見積もることができます。コストを見積もりましょう：

1. クリーチャー。それはCのお金がかかります。ここでは、また、様々な改良、近代化が含まれます-私たちはC指定します_メートル
   
   
   
   これは、データベースからレポートを生成するコードを書くことができます。手動で入力するためのExcelのフォームを考え出します。愚かな、あるいは才能のある従業員に、数字をセルに適切に打ち込み、ファイルを保存する方法を教えます。
2. 定期的な準備。それはPお金/日かかります（まあ、または別の期間、ポイントではありません）。
   
   
   
   従業員はシャベルを取り、数平方メートルの地球を掘り起こす必要があります。検出されたワームを数え、データをプレートに送り込みます
3. 耐用年数（減価償却）。T日。Tの-これはまた、近代化に使用されますどのくらいのリビジョンが含ま_メートル。

1つのレポートを数年間変更せずに使用することも、新しいインジケーターを考え出して毎日表示フォームを変更することもできます。



合計で、このレポートの1日あたりの費用

$$

$$/T+ / T+$$

例を見てみましょう。レポートを作成するのに10,000銀河系クレジットが必要だとしましょう。それは地球の約1年半の間使用され（簡単にするために500日かかります）、それから彼らは根本的に新しい何かを思い付くでしょう。また、この期間中、1000クレジットの小さな改訂が必要になります。毎日の手動データ入力（すべてがデータベースから自動的に取得できるわけではありません）には、100クレジットがかかります。合計すると、次のようになります。

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122。年間243営業日、つまり年間約3万営業日とすると、計算式は一般的に簡単です。興味のある人は、データをスプレッドシートに入力して、パラメーターを操作できます。新しい列を思いついた場合、毎週グラフの色を変更する必要がある場合、またはレポート自体が半日手動で行われる場合、数十万のコストを簡単に得ることができます。この時点で、真剣に考える価値があります。この情報は本当に重要であり、お金の価値があるのでしょうか。

長期的な個人的な経験からの非常に効果のないレポートの例

状況。同社は、1つのオフィスに2つの主要な重複しない方向性を持っています。穀物の卸売取引（この地域の農家から購入）とディーゼル発電機の販売（主な顧客は非常に遠い地域の石油労働者です）です。当時、誰も実際に携帯電話を持っていませんでした。誰もが普通の有線電話で電話をかけました。この地域（料金ゾーン<100 km）への通話は非常に安かった。そして、クラスノヤルスク地域、極東などでは、それはかなり高価です。同社は利益を上げて運営したが、通信費もかなり深刻だった。コストの主な原因は誰にでも明らかでしたが、CEOは部門ごとの内訳を要求しました。 PBXログはありませんでした。 Elektrosvyaz（現在のRostelecom）は、ロール紙の形で情報を送信する方法を知っていました。合計で、私の同僚は1週間以上の作業時間を要しました。これらすべてを分析し、必要なレポートを生成します。彼らがこのレポートを見て結論を出すことになっていた会議は、次のようになりました。



一般：「ゆら（発電機セールスマンの責任者）、あなたはそんなに何を言いましたか？」

由良：「まあ、だから私たちは働いています！」

一般：「まあ、よくやった！」



つまり、実際、彼らは高額で新しく有用なことを何も学びませんでした。状況は似ています





適切なガイダンスを得るには、レポートの形式で情報を入手する必要があります。レポートが不便な場合は、レポートを改善する方法を検討する必要があります。不足している情報を追加する可能性があります。しかし同時に、それはお金がかかることを明確に理解しなければなりません。多分たくさんのお金。正しい質問は次のとおりです。「情報Xを取得することはYの合計の価値がありますか？」



例：



「倉庫内のマウスの色（レポートの列）5000ルーブルを知ることは価値がありますか？」 （この情報が必要になることはめったになく、ほとんど役に立たないため、コストがゼロに近いため、答えはかなり否定的です）



「前回のリリースで実行され、現在の50,000ルーブルで計画されているタスクの複雑さに関する知識は価値がありますか？ （時間に間に合わないリスクがあることをできるだけ早く理解する必要があるため、答えはかなり肯定的です。この場合、チームリーダーや顧客と問題について話し合うか、一部のタスクにフリーランサーを雇うことで解決策を見つけることができます）。



重要な点もあります。情報は関連性を失う可能性があります。つまり、受信者は全体的または部分的にそれに興味を持っていませんが、レポートを生成し続けます。ただし、受信者はそれらをキャンセルする特別な動機はありません。



常識が十分でない場合、企業レベルでは、プロセスは次のように効果的に構成できます。各レポートの受信者は、ユニットの予算内でレポートに「資金を提供」する必要があります。つまり、合計値がXルーブルのレポート1、2、3、4、5が必要な場合、管理会計のコストはそれに応じて配分されます。この場合、意地悪なことに、フレームワーク内にとどまり、本当に関連性のある情報のみを必要とし、間違いなく不要な情報を破棄する必要があります。