社内の簡単なコミュニケーション手段

みなさん、こんにちは！



少し前に、Exnessでの知識の交換が初心者の目を通してどのように見えるかについて話したようですが、今また言いたいことがあります！



実際、柔軟性とスピードは、どのビジネスにおいても2つの大きなメリットです。そして、これは知識管理者の仕事に大きな影響を及ぼします。



今日は、会社での3つのシンプルで非常に人気のある活動についてお話します。アイデアから実装までに1か月強かかったことに注意したいと思います。おそらく、これは企業文化について多くを語るはずです。



なぜここハブレでこれを共有したいのですか？簡単に言うと、ITの世界では、知識管理は依然として困難であると考えられており、多くの努力と思考が必要です。何度も次のようなことを聞​​いたことがあります。「まあ、これはすべて長くて理解できない。どういうわけか迅速かつ簡単にそれは可能ですか？」



したがって、知識管理マネージャーがいる場合でも、3人の開発者がいるスタートアップである場合でも、どの企業でも仕事で使用できるシンプルなツールです。

私たちの会社では、誰も時間内に何も学びません... 

人気のある状況、同意します。サポートが顧客から新機能についてどのように学習するかについての話を聞いたことがあります。なぜそれが起こるのですか？通常、社内の内部通信は（たまたま）有機的に機能するため、または会社のほとんどにとって不便な手段を使用して通信するためです。たとえば、開発者はJIRAでプロジェクトとリリースを計画することを好み、営業や技術サポートの人々がJIRAプロジェクトをフォローしていないとさえ考えていません。または、社内コミュニケーションの従業員は、自分たちが作成した企業ポータルは世界で最も天国の場所であると信じており、誰もがメーリングリストを読んでいます。



しかし、そうではありません。実際、各部門、さらには各個人が異なるチャネルから情報を受け取るのは便利です。生産性を損なうことなく企業のソーシャルネットワークでニュースをフォローできる人もいれば、通常のソーシャルネットワークに座っていない人もいます。誰かがメールで彼に送られるJIRAからのすべての通知を読みます、そして誰かはそれらを不必要なノイズと考えて、彼らがそれらを開かないことさえ正直に言います。個人的な会合ですべてを話し合うのが好きな人もいれば、通信だけで話し合う人もいます。 



すべての人が異なるため、立ち上げる情報配信チャネルが多ければ多いほど、社内のより多くの人が便利な方法で情報を受け取ることができます。これは、高い確率で、顧客よりも早くイノベーションについて学ぶことを意味します:)



重要なことは、情報はどこでも同じであり、チャネルはランダムではなく、特定の規則性で機能するということです。

本当にそれを必要とする人はとにかくそれを見つけるでしょう！

問題を引き起こす可能性のある、人気がありますが欠陥のあるアプローチ。もちろん、リリース日をまだ計画していないときに、新機能を見つける非常に積極的な人々が常にいます。しかし、それでもそのような少数派。そして、かなり内向的なITでは、その数はゼロになる傾向があります。 



しかし、それは重要ではありません。人々はあなたのプロジェクトや決定に従う必要はありません。あなたはそれらに責任があり、すべてが発売の準備ができたら、リリース日を決定します。では、これについて関心のある人々に伝えることの難しさは何ですか？ 



さらに、計画された更新の影響を受ける人をよく知っている状況があります。そして、あなたがいつものように彼のビジネスを変えることができる何かを準備していると誰かが疑うことさえないならば、彼はあなたの行動をどのように予測するべきですか？



沈黙が何につながるのか、誰もが想像できるように思えます。顧客からの苦情、プロジェクトの期限の延長、生産性の低さ、一貫性のないソリューション、さまざまなチームでの機能とアクティビティの重複、および管理者が通常気に入らないその他の多くのこと。そして、これはすべて非常に簡単に回避できます。自分が行ったこと、または行う予定のことについて話し始めます。



社内での知識の伝達（知識管理や社内コミュニケーション）を担当する部署がない場合は、（マストの意味で）自分で行う必要があります。そのような部門がある場合（私はあなたにとても満足しています！）、あなたは時間内にその部門に情報を転送する必要があります、そして同僚自身がそれを最善の方法で広めるでしょう。

それはすべて長くて難しいです。機能をより速くカットすることをお勧めします！

ITの分野では、知識の共有は長くて難しいという意見に出くわすことがよくあります。それは、最も重要なものから大きく気を散らすものです（製品はそれ自体を記述しません！）。そのため、知識活動は開始されないことがよくあります。または、熱意の波に乗って始めた後、イニシエーターが自分のアイデアをすべての人に販売する必要性に直面すると、動機が薄れ、知識の伝達が停止します。



実際、それはそれほど難しいことではありません。凝ったシステムを発明する必要はありません。知識を共有し、コミュニケーションをとるためには、会社ですでに使用しているものを確認し、これらのチャネルを通じて同僚に体系的に情報を提供し始めるだけで十分です。 



たとえば、社内に社内メールがあるとします。あなたのチームが今月何をしたかを説明するニュースレターを会社全体に送信するために、月に1回だけ開始することを誰が止めていますか？長いテキストを書く時間がない場合は、「プロセスAを最適化しました」などの短い説明に限定して、トラッカーにタスクへのリンクを追加するだけです。 



もちろん、実用的な製品がなければ市場に参入することはできません。開発の重要性を損なう人は誰もいません。しかし、月に1回、JIRAからタスクのリストをエクスポートし、各説明に3〜5語を追加し、それをメールにコピーして[送信]ボタンを押します。それほど時間はかかりませんよね？はい、あなたとそう、おそらく、リーダーシップのためにこのようなものを作成し、送信します。



それとも、同じ質問について各質問者に説明するのにどれだけの時間を費やしたかを数えますか？たとえば、ライブラリはそこでどのように機能しますか？すべての回答の時間を合計すると、その非常に新しい機能を作成するのにかかる時間よりも短くなるかどうかはわかりません。製品に取り組むよりも何倍も長く話す可能性は十分にあります。 

どこに書けばいいですか？何を使うの？

もちろん、通信チャネルは異なる場合があります。何を使用するかは、特定の会社の文化によって異なります。Slackのチャットとメールを受け入れた場合は、メールニュースレターを使用して、個別のニュースチャネルと月次ダイジェストを作成します。覚えて理解する最も重要なことは、人々は異なり、さまざまな方法で情報を受け取ることを好むということです。また、人々は彼らにとって不便なサービスを利用しません。上司が強制しても。 



したがって、ニュースレターが情報を必要とする同僚の100％に読まれることは期待できません。また、Slackでのチャットは、聴衆の半分がミュートになりません。これは、できるだけ多くの通信チャネルを作成する必要があることを意味します。私たちが言うように「すべての鉄から鳴らす」。次に、各従業員に連絡を取り、受け取る準備ができている方法で情報を提供する機会がいくつかあります。



ニュースをフォローするのはどれくらい便利ですか？誰かがテープが好きで、誰かが車の中でラジオを聴き、誰かがビデオを見て、そしてカフェテリアにいる誰かが同僚からすべてを学びます。



遠隔地の状況では、情報を送信するデジタル手段は一般的に非常に役立ちます。たとえば、個人的には、知識を共有する絶え間ないプロセスにあるので、私は実際にはまったく別の国の家に座っているとは感じておらず、同僚とコーヒーを飲んだことはありません。

それで、あなたはあなた自身何をしているのですか？

関与するオプションが多いほど、会社全体が同じデータで生活する可能性が高くなります。これが、Exnessでの知識管理の開発を推進するものです。



前回の記事では、受け取ったすべての情報がナレッジベースに記録され、内部ソーシャルネットワークの特別公開で発表される方法について説明しました。7月には、聴衆の耳と目に一度に届く3つの新しい方法を追加しました。それぞれについて可能な限りお話しします。ただし、原則として、すべてのイニシアチブは、どの企業でも利用できる非常にシンプルなソリューションです。

ナレッジベースブログとブログイエローページ

すべてのConfluenceスペースにブログのようなエンティティがあることを誰もが知っていますか？何人使っていますか？



実際、ブログは良いです。鮮度でランク付けされた投稿を作成できます（最も新鮮なものが一番上です）。ただし、ブログへのリンクは変更されていません。つまり、特定のスペースのブログを開くと、訪問者は常に最新のニュースを見ることができます。同時に、古いものはどこにも行きません-彼らはただ降ります。



あなたはブログを購読することができます。その後、新しい投稿ごとに、メールで通知を受け取ります。 



同時に、各ブログ投稿は同時にConfluenceの個別のページに残り、リンクすることができ、個別に開いて編集し、必要に応じてタグを付けることができます。 



従業員の調査結果から、社内のソーシャルネットワークを誰もがフォローするのは不便であることがわかりました。しかし、誰もがナレッジベースの存在を知っています。そして、ソーシャルネットワークで公開されているすべてのニュースをブログに複製し始めました。さまざまなチャットやグループの投稿をフォローするのは不便ですか？ブログを購読して、メールでニュース通知を受け取ってください。 



ちなみに、タグ付けについて。従業員がすべてのニュースに興味を持っているわけではないことは明らかです。誰かがマーケティングで何が起こっているかを知る必要がありますが、誰かは特定の製品の更新のみを必要とします。必要なニュースをブログフィードから自分で分離することは非常に困難です。ただし、別の標準のConfluence機能を使用すると、使用するラベル（ラベル）に応じて、ブログから任意のページに投稿をプルできます。 



誰にとっても便利なように、放送するすべてのニュースをトピックごとに分け、各トピックに独自のラベルを割り当て、セクションの構造を別々のページに設定しました。各セクションでは、過去60日間の関連トピック（ラベルに基づく）に関するニュースがブログから取得されます。 



このリソースをBlogYellow Pagesと呼び、特定のトピックに関心のある従業員なら誰でも参加して、関心のある事業分野や製品に関する最新ニュースを見ることができます。



投稿の制限期間を制限することはできませんでしたが、会社のビジネスは急速に変化しており、そうでなければリストが長くなりすぎてしまいます。そして、これはサービスの使いやすさに問題を引き起こします。 



一般的に、ご覧のとおり、複雑なことは何もありません。すぐに使用できるConfluence機能。30秒でソーシャルネットワークからニュースをコピーし、ブログエディターに貼り付けて、必要なラベルを付けます。しかし、これはソーシャルネットワークだけではなく、誰もがフォローするのに便利ではありません。

毎月のメールダイジェスト

企業のメールよりも簡単なことは何ですか？もちろん、メールがまったく存在しない大企業を少なくとも1つ知っています。しかし、これは例外です。そして、ほとんどの企業にとって、メールは非常に自然なコミュニケーション手段であるため、ニュースを広めるためにメールを使用しないのは驚くべきことです。



Exnessではメールの使用はほとんどありませんでした。おそらくそれは歴史的に起こったのでしょう。しかし、誰も私たちがそれを復活させることに取り組んでいることに干渉しませんでした（そして今は干渉していません）。 



賢い人は、リソースがなじみのないものであっても、従業員にとって重要で価値があり、視覚的に魅力的な（=専門的に設計された）コンテンツが含まれている場合でも、読者はそれを使用し、肯定的なフィードバックを受け取ると言います。 



ただし、チャンネルが離陸しなくても、無料でそれ以上の使用を拒否することができます。



一般的に、ソーシャルネットワークの使用に不安がある人のために、7月に先月最初のメールニュースダイジェストを作成しました。 



7月の最も重要な変更を一通の手紙にまとめ、簡単な説明を補足し（私が覚えている限り、これらは「リード」と呼ばれます）、お知らせへの直接リンクを追加し、マーケティングメールサービスを通じて会社全体に送信しました。 



たとえば、私のような個人的なメールからだけではないのはなぜですか？ PRとマーケティングは知識管理の非常に重要な要素であると言うのに飽きることはありません。それらなしでは不可能です。つまり、分析を使用したり、顧客の行動を調査したり、コンバージョンをカウントしたり、アクティビティのロゴを作成したりする必要があります。 



私たちの場合、社内で一般的にメールを読んでいる人の数と、彼ら自身が重要だと考えているニュースを確認したいと思いました（ニュースの重要性についての私たち自身の理解に基づいてメーリングリストに記入しました）。



つまり、マーケティングメーリングサービスで受け取ることができる2つの重要な値は、a）メーリングリストを開いた一意の受信者の数、およびb）各リンクのメーリングリストからのクリック数です。



会社が通知のためにもっと多くのメールを持っているというすべての話にもかかわらず、従業員の3分の2以上がメーリングリストを読んだのを見てうれしかったです。そしてそれらの多くもリンクをたどった。したがって、メールダイジェストでは意味があります。 



これは、郵送後、製品マネージャーが私に近づき始め、製品に関するニュースを手紙に含めることができるかどうかを尋ね始めたという事実によっても証明されています。しかし、これは外部のクライアントサービスに関するものではなく、同僚や会社の従業員に関するものです。とにかく、誰でも知りたい人はすべてを知っているようです（上記を読んでください）。しかし、違います。前回の記事で、会社は合理化された知識交換の重要性を認識しているとすでに書いています。したがって、このイニシアチブは、知識管理者や技術サポートだけでなく、実際には、専門家、通信事業者、知識の生産者からももたらされます。

専門家とのオンライン会議

現在、コミュニティ内の内部ミーティングの文化について多くの話があります。それらを起動する必要があること、知識を共有すること、公の場で話すことを訓練すること、さまざまなFuckUpNightsやその他の便利なオフラインイベントを手配する必要があります。



しかし、これを遠隔地でどのように行うことができますか？専門家のスピーチが、頭を話し、プレゼンテーションの準備が不十分な、さらに別のウェビナーにならないようにする方法。



さて、ミートアップの間、人々は通常知識を交換するので（周りの騒ぎ、質問に答える）、それからそれについて考える必要があるのは知識マネージャーです。



個人的に、私は社内の会合、従業員からのワークショップ、トレーナーのトレーニング、その他の同様のイベントに非常に駆り立てられています。それらの間に、あなたは専門家から多くの有用で重要な情報を、さらに、メールの通信や文書を通して決して起こらないように、仲介なしで直接抽出することができます。目の前の男です。あなたは彼にここでどんな質問でもすることができます、そして彼は今あなたに答えます。 



社内でさまざまな製品を理解する必要があるため、LiveUpdatesというプロジェクトを企画することにしました。これは実際にはウェビナーではありません。また、Slidoオンライン調査プラットフォームを使用したZoomでの本格的なミニカンファレンスほどのウェビナーではありません。



最初の部分では、知識管理チームの助けを借りて、重要なニュースをもう一度確認します。これには約20分かかります。私たちのスピーカーは会社のトレーナーであり、毎週、ニュースや変化に特化した全社的なセミナーを実施しています。彼らは情報を知っており、伝えたり噛んだりすることができます。したがって、ニュースはすでにいくつかのチャネルを通じて配信されているという事実にもかかわらず、この部分は退屈な繰り返しにはなりません（まあ、あなたは覚えています、「あなたが聞くすべての鉄から」）。



一般に、教育設計の専門家は、情報の繰り返しは決して不必要ではなく、情報を統合するために、情報を定期的に研修生に再配信する必要があると述べています。さらに良いことに、練習してバックアップしてください。私たちがやったこと。ニュースのパートの後、私たちはすべてのニュースのクイズを準備しました。これには、すでに鳴らされている情報を選択するだけでなく、質問から状況を解決するために何らかのロジックを適用する必要があります。クイズの勝者は会社からちょっとした記念品をもらいます。それはいいことだと思います。



ニュースレビューの後、特別ゲストが放送されます。これは、イベントの準備をする製品チームの責任者であり、製品、トレンド、機能、結果、および視聴者に伝えたいすべてのことを少し（20分）レビューし、視聴者からのすべての質問に答えます。生放送。



質問とプレゼンテーションの準備については、個別に話し合う必要があります。私たちはスピーチの質に興味があります（ちなみに、スピーカーも）。そのため、一緒に取り組んでいます。約1週間で、Slidoにイベント用の部屋が作成され、部屋へのアクセスが標準チャネル（ソーシャルネットワーク、チャット、ダイジェスト、ブログを思い出してください）でブロードキャストされます。誰でも匿名で（またはしないで）質問を残して、見知らぬ人のようにすることができます。スピーカーが最も興味を持っていることを理解し、それに応じてプレゼンテーションを展開できるように、スピーカーへの質問へのアクセスを開放します。または、拡張するのではなく、単にこれらの質問に対する回答を事前に準備するためです。



イベントの数日前に、スピーカーとスピーカーのランスルーを実行し、放送の技術的な側面を確認し、コンテンツ、話し方（オンラインとオフラインの2つの大きな違い）についてフィードバックを提供し、プレゼンテーションで取り上げる質問をSlidoから削除します。



私たちが話している間、私たちは聴衆から質問を集め続けます。なぜ音声やズームチャットで行われないのですか？ Slidoは2つの問題を同時に解決します。



まず、事前に質問の収集を開始して、匿名で行うことができます。多くの人が直接質問したり、大声で質問したりすることを恐れて恥ずかしいので、これは重要です。これにはいくつかの理由があります。心理学者はそれらについて多くのことを話します。このトピックは記事の外に残しておきます。匿名で質問できることで、この障壁が取り除かれることを自分自身に指摘してください。 



なぜ恥ずかしがり屋のリスナーに質問をするように勧めるのですか？彼らは尋ねないので、それはそれほど必要ではありません...私を信じてください、そうではありません。そして、これは会社にとって深刻な問題につながる可能性があります。恥ずかしがり屋の従業員が非常に重要なクライアントと協力していると想像してみてください。そして彼は、このクライアントが特定の特異性を持っていることを知っていますが、それについては明確ではなかったか、彼のスピーチで少しだけ述べられていました。そして今、私たちの恥ずかしがり屋の従業員は、質問をするのに快適な環境を持っていませんが、彼の質問を最後まで延期します...イベントは時間に限りがあるため、質問する時間がありません。



この従業員の知識にはギャップがあり、運が良ければ非常に重要なクライアントがこのトピックについて質問します。同意すると、このクライアントを失うリスクが明らかになります。恥ずかしがり屋の従業員は質問に対する答えを知らず、会社はお金を失うリスクがあります。



Slidoの2つ目の利点は、利便性です。プラットフォームは、訪問者と主催者の両方にとって便利です。あらゆるデバイスをサポートします。スピーカーはカメラに向かって話し、電話と並行してポーリングを管理できます。プラットフォームには、便利な管理パネルと、空中でぶらぶらできる美しいフロントがあります。 



プラス面として、このプラットフォームでは、イベント中に調査を実施できるため、イベントがより活発でインタラクティブになります。また、質問自体は個別のZoomレコードのどこかにあるわけではなく、すべて同じ管理パネルにあり、便利な形式でダウンロードできます。



一般に、イベントにインタラクティブ機能を追加すると、オフラインよりも悪くなることはありません。

そして、何？

上記が「たくさん」「長い」と思われる場合は、すぐに失望させていただきます。すべてのアクティビティを開始するには、他のタスクと並行して1か月のハードワークが必要でした。 



そして、計画はさらに多くなります。私たちの次のステップ：実践のコミュニティ、企業のブログ（Confluenceのニュースがあるものではありませんが、さまざまなストーリーの非常に現実的なブログ：会社のコンテストや財務結果への参加からお気に入りの旅行先の説明まで）、彼らの専門家であるワークショップスフィアは、自分の職業を理解したいすべての人のために開催され、さまざまな形での内部ミーティングの文化の発展の継続です。 



何のために？社内の人々がお互いを知り、話し、議論し、それによってお互いを発展させ、一緒にビジネスのための新しいアイデアを思いつくように。 

ナレッジマネージャーは必要ありません。何をすべきか？

もちろん、すべてのIT企業がナレッジマネージャーに少なくとも1つのスタッフユニットを割り当てる準備ができているわけではないことを理解しています。ITエグゼクティブは通常、機能をより早くリリースするために、可能な限り追加の開発者を雇うように努めます（これが機能しない理由については上記を参照してください）。しかし実際には、上記のすべての活動は、すでに社内にいる人々の力によって実行することができます。はい、それは間違いなくより長くそしてより苦痛を伴うでしょう、しかしそれでも活動は始まりそして発展するでしょう、そしてこれはすでにたくさんあります。



では、誰があなたのナレッジマネージャーを置き換えることができますか？ 



まず第一に、内部通信。お気づきかもしれませんが、上記で説明したことはすべてコミュニケーションの分野にあり、専門家から必要な部門に知識を伝達します。異なるビジネスユニット間の通信プロセスを構築する場合、知識交換が機能します。まあ、これはコミュニケーションに関するものなので、インターコム（インターコム）はこれをかなり合理的に行うことができます。たとえば、インターコム（同じ企業ブログ）の参加なしに可能な計画された活動のいくつかを想像することはできません。



内部通信もない場合は、開発者に連絡できます。原則として、これはITのかなりユニークな現象であり、ITスペシャリスト間および他の部門とのコミュニケーションを確立するように設計されています。そして、開発者はこれらすべての活動に責任があるかもしれません。



さて、最も極端なケースでは、チームリードのすべてを非難することができます。全社ベースよりも、チーム内でコミュニケーションの構築を開始する方がはるかに簡単で迅速です。そして、誰かのイニシアチブが軌道に乗れば、彼らは他のチームと彼らのアプローチを共有することができます。



それでも、回避策を考え出す必要がないように、ナレッジマネージャー（または2人以上）を雇うことを検討することを強くお勧めします。これにより、どの企業も自社についてもっと知ることができます。つまり、計画、発明、開発を行う方がよいということです。