アサナでの開発・生産管理

みなさん、こんにちは。私の名前はKonstantin Kuznetsovです。私は、RocketSalesのCEO兼創設者です。ITの分野では、開発部門が独自の世界に住んでいる場合、話は非常に一般的です。この宇宙には、すべてのデスクトップに加湿器があり、モニターとキーボード用のガジェットとクリーナーがたくさんあり、おそらく独自のタスクとプロジェクト管理システムがあります。

大したことは何ですか？

おそらく、一部の人にとっては、何もありません。しかし、問題が発生しました。販売システムの構築と自動化、CRMの実装、ビジネス向けのクラウドインフラストラクチャの作成に取り組んでいます。開発部門と生産部門に加えて、クライアントプロジェクトには、多くの場合、マーケティング担当者、セールスマン、会計士、およびその他の従業員が含まれます。そして、効果的なプロジェクト管理プロセスをどのように編成するかについて考え始めました。



開発および生産プロセスがJiraやGitLabのようなプラットフォームで編成されている場合、開発以外の誰も何が何であるかを理解しません。サードパーティの従業員をプロジェクトに接続するには、彼と会い、コンテキストを説明し、どこかでタスクを修正してから、作業中のチャットの準備レベルを監視し、チャットを通じて結果を取得して、Jiraに追加する必要があります。そして毎回。



開発は会社の他の部門から切り離されており、彼らは私たちを引き付ける方法を知らず、彼らが私たちの参加を必要としているかどうかもわかりません。



数年前、私たちはAsanaプラットフォームを発見しました。この記事では、開発および生産管理プロセスを次のように編成した方法について説明します。

• 会社全体が単一のエコシステムで働いていました。
• 誰もが十分な機能を持っていました、
• 各プロジェクトのコストを時間とお金で見積もることができました。
• クライアントとの作業は長期的でした。1つのタスクのフレームワーク内ではなく、プロジェクト全体のフレームワーク内で、常にアイデアのバックログがありました。

アサナを知ることについて少し

私は10年間、プロジェクト管理に便利なソフトウェアを探していました。Trello、Jira、Planfix、Megaplan、Bitrix24、およびその他の数十のタスクトラッカーは強度テストに合格していません。それからアサナを見つけました。そして、すべてがうまくいった。



私たちの意見では、これはタスクおよびプロジェクト管理のための最良かつ最も急速に成長しているプラ​​ットフォームです。今日、アサナは人気とユーザー満足度の世界的リーダーです。これは、g2評価のグラフによって証明されています。







私たちはアサナのファンであり、顧客にそれを実装できることさえ認定されています。

販売からプロジェクト実施までのプロセスを簡単に説明します

ITサービスを販売しているため、目標到達プロセスは非常に長く、最終的には生産部門、場合によっては開発部門に入ります。



営業部門は、監査、商業提案の承認、契約の署名、取引の生産への転送などの標準的な操作を実行します。生産は契約を受け入れないかもしれません：それは必然的に予算、生産への移転の日付、プロジェクトの実施のための推定時間資金を示さなければなりません。



amoCRM + Asanaの組み合わせのおかげで、トランザクションが営業部門から生産部門に、またはその逆に転送されるときに、作業がどこでも中断されることはありません。販売部門の責任範囲は青で、生産部門の責任範囲は開発部門のピンクで示されています。







プロジェクト部門とは異なり、開発部門がすべてのプロジェクトに関与しているわけではないことが重要です。システムセットアップがカスタムソリューションを必要としない場合があります。



したがって、マネージャーがプロジェクトを本番環境に移行すると、セールスマネージャーはワンクリックでAsanaに移動します（スクリーンショット）。amoCRMから、プロジェクトはAsanaで自動的に作成されます。







プロジェクトマップを使用したタスク（タスク）、商用提案は、クライアントのプロジェクトの一般委員会に自動的に作成されます。現在生産中のすべてのクライアントがここに表示されます。ここでは、責任者が任命され、期限が設定され、作業の種類が選択され、タスクのステータスが変更されます。







マネージャーは、提案された自動ビジネスプロセスをタスクで起動できます。

1. クライアントのプロジェクトを検索/作成し、そこにタスクを添付します
2. 取引に関する情報をタスクに入力します
3. 現在のタスクから取引を作成する

プロジェクトには、amoCRMで指定されたすべてのデータが入力されます。サービスのタイプに応じて、関連するワークブロックを実装するための一連のサブタスクがすぐに作成されます。プロジェクトマネージャーに残されているのは、詳細なタスクを分解し、責任者と期限を割り当てることだけです。



このボードは、新しいプロジェクトを実行するのに役立ちます。しかし、現在の状況とそのリスクゾーンでのプロジェクトの存在を管理することは不便です。

クライアントのタスクとプロジェクトをグループ化する方法

すべてのプロジェクトの一般委員会から、マネージャーはプロジェクトをさらに3つの委員会に追加します。

1. パーソナルクライアントボード;
2. アクティブなクライアントのポートフォリオ。
3. マネージャーポートフォリオ。

それぞれのエンティティが必要な理由を理解しましょう。



スクリーンショットでは、クライアントのパーソナルボードを見ることができます。







なぜこのボードなのですか？



以前はタスクで考えていました。私はその仕事を完了し、別のことをしに行きました。私たちは彼が要求したクライアントのために正確に量の仕事をしていることがわかりました。しかし、私たちは長期的な関係を構築したかったので、タスクの操作からクライアントの操作に移行しました。



私たちは、クライアントのために改善のためのすべてのアイデアを書き留めることを忘れないでください。これがクライアントによって誤って空中に投げ出された考えであっても、私たちはそれを修正して終了します。これがタスクバックログの形成方法であり、クライアントとの作業は終了しません。



このボードには何がありますか？



私たちのアサナはいくつかのサービスに関連付けられています：

• CRMシステム（営業部門とのやり取り用）、
• TimeDoctor（時間追跡用）、
• ERP- ( ).

Asanaにクイックリソースコントロールパネルを追加しました。タスクの上にあるプレートにカーソルを合わせると、タスクに誰がどれだけ取り組んだか、どのようなボーナスを獲得したかがわかります。







生産部門の仕事は時間単位で見積もられているため、各従業員がクライアントの問題を解決するのにかかった時間を厳密に追跡することが重要でした。



ボードを使用する利点は何ですか？



その結果、ERPシステムでは、プロジェクトレポートが表示されます。取引状況、プロジェクト参加者、プロジェクト予算、労働時間、締め切り。







同様の開発プロジェクトのコストを予測でき、KPIの計算が完全に透過的になり、開発に数時間しかかからないという幻想の余地はありません。必要に応じて、レポート用にクライアントに表示できるインターフェイスを常に用意しています。

アサナブリーフケース

この機能は、Asanaで長い間実装されてきました。しかし、すぐには感謝しませんでした。最初は、マネージャーのすべてのプロジェクトをポートフォリオにまとめました。デニス・キセレフは、会社での勤務中に61人のクライアントと協力していたことが判明しました。



知るのは楽しいですが、収集にかかる時間を正当化するには十分ではありません。そして、ポートフォリオでスコアを付けました。 AsanaのプロジェクトをCRMシステムの1つの取引と同一視すると、すべてが変わりました。



以前は、マネージャーはすべてのプロジェクトをサブスクライブし、受信ボックス内のすべての変更に関する通知を受け取りました（通知フィード）。ステータスが更新されるたびに、最新のコメントから順に新しいコメントがフィードに表示されました。月曜日に、リーダーは座って受信トレイのタスクを順番に実行しました。優先順位は問題外であり、時には重要なタスクが彼らの手に届かなかった。



現在、従業員ポートフォリオとプロジェクト部門ポートフォリオがあります。1つ目は、マネージャーがプロジェクトを管理し、2つ目は、マネージャーにすべての従業員の現在のワークロードに対する制御機能を提供します。

プロジェクト部門のポートフォリオ

スクリーンショットでは、従業員によってソートされたプロジェクトを見ることができます。







プロジェクトマネージャーは、週に1回、各プロジェクトのステータスを更新します。先週行われたことと次の予定を書きます。3つのタグのいずれかを設定します。制御下、リスクあり、問題があります。



マネージャーはすばやく評価できます。

• 設計部門のクライアントの現在の数、
• 各マネージャーの作業中のプロジェクトの数、
• プロジェクトによる延滞タスクの数、
• 問題の存在とプロジェクトに参加する必要性、
• プロジェクトの期限、費やした時間、目標到達プロセスの段階、およびプロジェクトの優先順位。

ポートフォリオは、レポート作成にも役立ちます。プロジェクトのステータスを更新すると、完了および計画された作業に関するレポートがクライアントとのチャットに自動的に送信されます。

従業員ポートフォリオ

プロジェクト部門の責任者でさえ、彼自身のポートフォリオを持っています。pah-pah-pahが彼の力を放棄した場合、新しい人は彼が追跡し続けなければならないすべての管理されたプロジェクトを見るでしょう。



ラインスタッフは、ポートフォリオワークロードをスケジュールすることの便利さも高く評価しました。「ロード」タブでは、Asanaは期限を考慮してタスクの量を分析し、従業員が耐えられない量のタスクを計画した場合に警告します。このタブを離れることなく、期限を変更したり、詳細を調整したりできます。

バグ修正とカスタム開発

別のチームが私たちの開発を担当しています。ビジネスプロセスのフレームワーク内で、次の2つのタイプのタスクを受け取ります。

1. バグ、
2. 新しい開発。

バグがチェックされ、重大度が評価され、テクニカルサポートサービスに送信されます。

開発タスクは、社内製品のバックログから、またはクライアントから要求された場合はプロジェクトマネージャーから行われます。



一般的に、開発プロセスは次のようになります。







タスクはAsanaの開発委員会を襲った。彼女はそこだ。







タスクの作成者は、タイプ「バグ」または「機能」を選択し、重要度を設定し、タスクの影響を受ける社内の顧客である部門を示します。タスクが内部規制のすべての要件を満たしている場合、送信者はタスクの上にあるトップバーの稲妻アイコンをクリックして、自動の「開発中の評価」ビジネスプロセスを開始します。







開発部門の責任者は、評価のための新しいタスクに関する通知を受け取ります。評価の間、タスク自体は同じ名前の別のボードに移動されます。



評価後、マネージャーはタスクを計画された完了の月に対応するスプリントに移動します。タスクは常に同時に複数のボード上にあります。

• プロジェクトマネージャーの個人委員会で、
• テクニカルサポートボードで、
• 開発ボード上。

タスクを管理するすべての参加者と従業員は、タスクの進行状況を確認し、通知を受け取り、タスクへのコメントで直接ディスカッションを行うことができます。タスクが完了すると、プロジェクトマネージャーまたは責任ある技術サポートスペシャリストがタスクを「引き受け」、プロジェクトの作業を続行します。

開発部門と生産部門をチームと一緒に単一の環境に戻したとき、どうなりましたか？

まず、クライアントプロジェクトはより長期的になりました。常に更新されるバックログにより、平均チェック数は増加しています。



第二に、開発部門はいつでもマーケティング、販売、会計などに質問できるため、プロジェクトの品質が大幅に向上しました。必要なチームの能力を時間どおりに結び付け、まったく異なるレベルのソリューションを提供する機会を得ました。



第三に、従業員、マネージャー、およびクライアントは、計画および完了したタスクにおいて完全な透明性を受け取りました。私たちはプロジェクトを管理することを学び、これが人的要因をほぼ完全に排除できる絶対的に技術的なプロセスであることに気づきました。



第4、チームはよりまとまりのあるものになりました。以前は、従業員は神話の開発部門と生産部門が何をしているのかほとんどわかりませんでした。



ここで、システムの開発プロセスと技術構成を確認します。

• 営業部門は彼に販売方法のアイデアとインスピレーションを見つけ、
• マーケターは定期的に投稿、記事、ポジショニング、広告コピーに役立つコンテンツを取ります。
• 管理者は顧客のニーズと行動を分析し、戦略を調整します。

その結果、私たち、クライアント、パートナーが勝ち取った、Win-Win-Winの変革が実現します。コメントであなたの意見を共有していただければ幸いです。私の記事に役立つものはありましたか。また、開発でどのプロジェクト管理方法を使用していますか。