Teamsチャットボットを使用したMicrosoftPowerPlatformへの従業員のオンボーディングの自動化

こんにちは！今日は、社内の従業員のオンボーディング（オンボーディング）プロセスについて説明し、Microsoft 365プラットフォーム、Microsoft Power Platform、およびチャットボットテクノロジーを使用してこのプロセスを自動化した方法を示します。いつものように、時間を無駄にしないようにしましょう！そもそも、かなりの理論。

オンボーディングとは何ですか？

オンボーディングまたはオンボーディングは、会社を知り、問題を解決するためのアプローチを学び、チームと対話するためのプロセスを構築するプロセスです。一般的に、オンボーディングとは、新しい人を会社に受け入れ、試用期間または会社が設定したその他の期間が終了するまで同行することです。



雇用主の主な目標は、新入社員ができるだけ早く最大レベルの効率に「到達」し、企業文化に統合することです。そのため、多くの組織では、このプロセスと少なくとも一部の自動化に非常に注意が払われており、理想的にはプロセス全体が非常に重要な側面です。このプロセスは、組織内での新しい人の雇用、またはあるポジションから別のポジションへの内部移動から始まります。



搭乗中の新参者を「搭乗」するプロセスはどのようなタスクを解決しますか？

• 快適な仕事の開始-新しい人が会社での仕事の初日からすぐに安心することは非常に重要です。
• 製品と会社の構造に精通している-新入社員は、自分が取り組む必要のある製品とその内容を理解する必要があります。
• チームを知り、コミュニケーションを確立する-多くの場合、新入社員は彼らが働くチームに精通していないため、重要なタスクの1つは、チームを新入社員に紹介し、チーム間の特定のコミュニケーションを確立して、誰が何に対して責任があるかを全員が理解できるようにすることです。
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適応を成功させるための重要なポイントは何ですか？

• 1つ目は、ラインマネージャーとの定期的な連絡とフィードバックの提供です。試用期間中または会社が定めたその他の期間中は、常にその人と連絡を取り、定期的にその人からフィードバックを受け取ることが重要です。
• また、組織のさまざまな問題を迅速に受け取り、提供し、解決することも重要です。
• 質の高い従業員トレーニングも、適応を成功させるための鍵です。
• 従業員からの信号に応答することも、適応の重要な要素です。
• さて、重要なパラメータのもう1つは、会社の社会生活、さまざまなイベント、会議、チームビルディングなどへの関与です。

これらすべての段階で、何らかの形で、特定の人が「バディ」または「パートナー」というコード名で参加します。 「バディ」とは、初心者に同行し、仕事に慣れ、質問に答え、ナビゲートし、初心者からの質問を他の人に渡す必要がある場合に適切な人にリダイレクトする人です。多くの企業では、各部門に、新参者の適応を支援することに関与しているそのような仲間がたくさんいます。一定数の初心者がバディに割り当てられます（通常は3人以下）。



では、Microsoft PowerPlatformをMicrosoft365と連携させて、さまざまなオンボーディングプロセスを自動化するにはどうすればよいでしょうか。







大きな利点は、Power Platformがアプリケーションの作成、ビジネスロジックの整理、プログラミングなしのレポートの生成のためのソフトウェア製品のセットであるため、多くのプロセスをその場で構成でき、アプリケーションとロジックに変更を加えるのにかかる時間が大幅に短縮されることです。ゼロからプログラムされました。 Power Appsを使用すると、フォームやアプリケーションを簡単に作成でき、さまざまなデータソース（Microsoft SharePointなど）に簡単に接続できます。



包括的なビジネスインテリジェンス（BI）ソフトウェアとしてのPower BIを使用すると、データに関するレポートを作成できます。



Power Virtual Agents-仮想アシスタント、またはより簡単に言えばチャットボットを作成するためのサービスは、ボットとのユーザーインタラクションのロジックをカスタマイズするのに役立ち、さまざまな操作を実行してさまざまなサービスを迅速かつ効率的に通知または提供できます。



Power Automateは接着剤のようなもので、単一のMicrosoftエコシステムでデータとプロセスを接続して統合することができます。

オンボーディングシナリオのいくつかをどのように実装しましたか？

以下のスクリーンショットは、システムのいくつかのフラグメントを示しています。 SharePoint Onlineはデータソースとして使用され、PowerAppsはアプリケーションとフォームをカスタマイズするために使用されます。







ナビゲーションメニューを使用して、ユーザーはオンボーディングアプリケーションのメインリストに入り、そこでアプリケーションカードを開くことができます。各アプリケーションのフォームには、アプリケーションのアクションに移動するためのボタンがあり、ユーザーの権限に応じて、特定のボタンが表示されます。たとえば、バディを初心者（または初心者をバディ）に割り当てる[バディの割り当て]ボタンは、システムで特定の役割を持つユーザーのみが使用できます。これらは、いわゆるオンボーディング管理者です。



同時に、カードを開いた人が管理者のこの役割に含まれていないが、彼の部門のバディである場合、彼は「病棟を取る」ボタンをクリックすることができますが、この場合、バディに新人を割り当てるには、雇用マネージャーとの承認段階を経る必要があります..。そして、マネージャーはこのリンクを確認するか、自分で初心者のバディを拒否して任命することができます。



つまり、前者の場合、「バディを指名する」ことは無断で可能であることがわかりますが、病棟を承認する必要があります。同時に、一定期間中にバディが病棟に割り当てられなかった場合、部門内の無料のバディが自動的に選択され、彼に割り当てられます。バディのハンドブックには、現在、病棟がいくつあるかに関する統計が自動的に保持されます。



さらに、アクションから、退出日（従業員または他の人が退出日を別の日付に移動した場合）、退出の確認、別の雇用マネージャーへの申請の委任、および申請のキャンセル（従業員の退出をキャンセルすることと同等）を変更できます。もちろん、すべてのアクションはさまざまなユーザーロールで使用できます。たとえば、現在の採用アプリケーションマネージャーまたはオンボーディング管理者のみが別の採用マネージャーにリクエストを委任できます。



だが。ユーザーがボタンをクリックするとどうなりますか？スクリーンショットを見ると、何かを指定してアクションを確認する必要があるダイアログボックスが呼び出されていることがわかります。そして、この場合、私たちはどうなりますか？理論的には、何かを変更したり、手紙やその他の通知を送信したりするPowerAutomateフローを開始する必要があります。しかし、実装中に次のような状況が発生しました。



要件に基づいて、プロセス内でHTTPリクエストを送信し、プレミアムカテゴリの他のアクションを使用する必要がありました。しかし、顧客はすべてのユーザーのプレミアムカテゴリからライセンスを購入したわけではなく、どういうわけかこの状況から抜け出す必要がありました。



また、お客様がAzureサブスクリプションを持っていたため、PowerAutomateの代わりにLogicAppsを選択しました。

PowerAutomateとLogicAppsは実質的に双子の兄弟ですが、確かにお互いに大きな違いがあります。 Logic Appsで最も重要なことは、すべてのプレミアムコネクタが追加のライセンスなしでLogicAppsで利用できることです。



ただし、注意点が1つあります。 PowerAppsからボタンでLogicAppsストリームを直接起動することはできません。そのため、同僚と私は、アクション用の個別のSharePointリストを備えたソリューションを考え出しました。







リストの本質は、ユーザーがボタンをクリックすると、PowerAppsアプリケーション自体で定義した特定の属性値を使用して、このリストにアイテムが作成されることです。たとえば、このスクリーンショットに示されているように、このアクションのリストには、ActionTypeフィールド、Requestフィールド、ApprovalResult、Commentなどがあります。



ActionTypeには、現在実行中のアクションの名前を記述します。たとえば、バディの同意、期限の変更、アプリケーションのキャンセルなどです。残りのフィールドに追加情報を書き込みます。

そして、すでにこのリストにアイテムを作成するときに、ボタンではなく単純なトリガーで開始するLogicAppsストリームを起動します。次に、スレッドはフィールド値を取得し、フィールド値に基づいて作業を行います。



体系的なアクションのリストを使用したこのアプローチの利点は何ですか？それがないと、Logic Appsストリームを正常に開始できないという事実に加えて？

• アクションの非同期実行。つまり、フォームを終了する前に、スレッドの開始やアクションの実行を待つ必要はありません。ボタンをクリックしてビジネスを開始しました。この時点で、システムリストのアイテムがバックグラウンドで作成され、スレッドが開始されます。
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以下のスクリーンショットは、システムリストでアイテムが作成されたときに起動される同じスレッドの小さなフラグメントを示しています。







ご覧のとおり、フローの実行中に、ActionTypeフィールド（アクションのタイプ）が解析されます。また、アクションのタイプ、つまりクリックされたボタンのタイプに応じて、フローは1つのブランチまたは別のブランチに沿って進みます。たとえば、参加者を決定し、文字やメッセージをチャットボットに送信するメールアドレスのリストを作成します。一部の変数とデータは、ストリームの最上部にある個別のブロックに移動して、各ブランチで何度も定義しないようにすることができます。

チャットボット

ちなみに、チャットボットについて。ここで、このスクリーンショットには、さまざまなイベントが呼び出されたときにMicrosoftTeamsチャットボットに到着するメッセージの小さな例があります。







一定期間の試用期間の経過に同意するための個別のカードがあります。私たちの場合、リリース日から1か月、2か月後、3か月後の3つのポイントがあります。これらの各時点で、この試用期間が正常に完了したことを確認または拒否するために、チーム内のそのようなカードを採用マネージャーに送信する特別なスレッドが起動されます。コメントの表示付き。



バディの役割への参加が拒否されたり、バディが初心者に割り当てられていない場合など、バディに関するさまざまな情報が記載されたカードもあります。さらに、調査を行う必要があるという通知がさまざまな時点に送信されます。私たちの場合、スクリーンショットは、初心者自身のために調査を行うことを提案したカードを示しています。

投票

ポーリングについて話す場合、それらはMicrosoftフォームに基づいて実装されます。一般に、Microsoft Formsは、ほんの数分で調査を作成するための非常に便利なサービスです。

そして、ポーリングの例として-スクリーンショットで。







これらの調査は、特定の期間の後、たとえば、最初の週の後、最初の月の仕事の後など、新参者に送信されます。調査では、オフィスを見学したかどうか、職場のスタッフの配置、タスクの状況、試用期間中のタスクについての認識度を従業員に明らかにすることができます。



これはすべて、MicrosoftFormsサーベイを使用して初心者から尋ねることができます。従業員からフィードバックを受け取り、突然問題が発生した場合はタイムリーに対応することが重要です。もちろん、そのような調査は、従業員の全体像を理解する必要があるため、初心者自身に関してマネージャーとバディの両方に送信されます。

チェックリスト

ちなみに、投票について話し合うときは、チェックリストなどの重要な要素に触れざるを得ません。オンボーディングプロセスはまだプロセスであるため、オンボーディングの特定の段階の通過をチェックすることは、初心者、バディ、およびマネージャーのために存在する可能性があるチェックリストの形式で手配できます。私たちの場合、チェックリストはPowerAppsアプリケーションの形式で作成され、各参加者は特定のタイムステージで合格したチェックボックスにアクセスしてチェックできます。例として、スクリーンショットには、初心者向けのチェックリストの小さな断片があります。各時間間隔（現在は最初の週）で、メインリストのどのタスクが完了したかをチェックする必要があります。あるいは、ここでは、その人が仕事のタスクを実行し始め、ある種の紹介イベントに参加したことに注意してください。







そして、このスクリーンショットは、バディのチェックリストの断片を示しています。バディは何よりもまず同志であるため、彼の仕事は同志です。オフィスの外でチャットし、印象について話し合い、パッセージで祝福し、追加のコメントを示します。



ちなみに、チェックリストを完了すると、一定のポイントが付与され、それが役割を果たすと言うのを忘れました。

レポート

もちろん、チェックリストに基づいて特定の統計を収集して表示する必要があります。このために、Microsoft Power BIビジネス分析ツールが使用され、どのレポートがどのチェックリスト項目が完了し、どのチェックリスト項目が完了していないかに基づいて作成されます。従業員によるフィルターがあり、それぞれのコンテキストで、この場合、バディは誰が何をしたかをすぐに見つけることができます。

バディのボーナスポイント

チェックリストとその記入のトピックに戻ると、チェックリスト内のタスクを完了すると、バディである従業員にボーナスポイントが与えられることに注意してください。チェックリスト内のタスクを完了するために付与される標準ポイントがあり、システムの外部に設定された個々のタスクに対して付与されるボーナスポイントがあります。これらのポイントは、部門および会社全体のコンテキストでの最終的なバディ評価を形成します。最高の仲間を特定することができます。このために、特別なLogic Appsストリームが使用されます。これは、スケジュールに従って実行され、チェックリストのデータに基づいて評価を計算します。

再びチャットボット

ご存知のように、Microsoft Power Platformには、Power Virtual Agentsなどの製品があり、チャットボットのロジックを簡単にカスタマイズして、さまざまな操作用に個別のダイアログをさらに開発できます。例として、スクリーンショットでは、ヘルプ2ndflのプロンプトが表示されたときに、ボットダイアログのロジックを確認できます。このリクエストは、チャットボットを介して組織内のすべてのユーザーが呼び出すことができます。対話を開始するにはキートリガーフレーズを書くだけで十分です。ボットはそれに埋め込まれた質問をし、変数への回答を保存してから、アイテムを作成し、手紙を送信し、さらに100万の異なる操作を実行できるフローによってPowerAutomateに回答を送信します。







一般に、チャットボットを使用すると、初心者ユーザーに特定のサービスが組織内のどこにあるかを理解させなくても、1つのMicrosoftTeamsウィンドウでさまざまな操作を組み合わせることができます。ボットでタブを開いて、やりたいメッセージをボットに書き込むだけで十分です。



または、以下のスクリーンショットは、dmsの登録に関する情報の要求を示しています。この情報は、企業のナレッジベースに組み込まれ、外出先でボットによって引き出すことができます。







さらに、ボットを使用して、たとえば、さまざまな証明書や抽出物の提供の要求を作成したり、オフィスサービスや文房具の提供の要求を作成したりできます。そして、リクエストが確認された後、PowerAutomateまたはLogicAppsプロセスが内部で開始され、ユーザーのリクエストを満たすためのリクエストが作成されます。リクエスト自体は、SharePointOnlineのビジネスプロセスの別のポータルですでに作成できます。







次の記事では、Microsoft PowerPlatformを使用して自動化できるさらに多くのシナリオを見ていきます。みなさん、良い一日を！