今、あなたは私たちを見ます-2。オンライン会議の準備のためのライフハック

学校のレッスンから高級クチュールの週まで、オンラインイベントがここにとどまっているようです。オンライン形式への移行に大きな問題はないように思われます。リスナーの群衆の前ではなく、Webサイトの前で講義を読み、スライドを時間内に切り替えてください。しかし、違います:)結局のところ、オンラインイベント（ささやかな会議、企業内の会合でさえ）には、ベストプラクティス、役立つヒント、ライフハックの独自の「3つのクジラ」があります。今日、彼らについて-ルーマニアのブカレストにあるVeeamテクニカルサポートチームのチームリーダーであるDenis Churaevとの会話で（Work from Homeの世界では、これはそれほど重要ではありませんが）。











-デニス、今シーズン、あなたとあなたの同僚は、新しいVeeamathonイベントでVeeamON2020オンライン会議に参加しました。何だったのか詳しく教えてください。



-サポートエンジニアには、トラブルシューティングや構成タスクのために、箱の外で何かを行うための知識や能力を示すための限られた時間が与えられました。つまり、よく知られているタスクに加えて、Veeam製品で他に何ができるか、そして私たちの人たちがどれほどクールであるかを示すためのサポートのためのそのような電撃がありました。



当初、[Veeamathonのアイデア]は、ウイルスによる閉鎖的な境界線がなかったため、もう少しバラ色に見えました。私たちは皆、その場でこのような興味深いショーを開催したいと思っていました。しかし、最終的にはオンライン形式に移行しました。



-そして、どうやってそれをしましたか？彼らは講演、オンラインデモ、または録音されたデモでしたか？



-さっきも言ったように、このプロジェクトにはエンジニアが関わっていました。原則として、サポートはクライアントとのコミュニケーションに問題はありません。私たちのスタッフは技術的に非常に精通しており、[外国語で]上手に話しますが、多くの人の前で自分自身を提示するのに十分な気持ちがない人もいます。視聴しました（その後も記録され、再表示されます）。



それに応じて、誰かがライブ録音を準備して修正し、結果に満足したら、投稿しただけです。つまり、それはストリームのようでしたが、実際には録音でした。しかし同時に、レポートの作者はストリーム自体にいて、人々がチャットで彼に尋ねたとき、彼は答えました。



そして、人々が[彼らのパフォーマンス]をライブで発表する形式がありました。たとえば、私の場合：まず、ビデオを準備して編集するのに十分な時間がありませんでした。次に、話す能力に十分な自信があるので、直接話しました。

1つの頭は良いですが、2つは良い

-チームの例を見てみましょう（デニスはすでにそれについて言及しました-編集者のメモ）-それはサンクトペテルブルクの私の同僚でしたIgor Arkhangelsky（私たちは一緒にレポートの作成に取り組みました）。彼はまたライブを行った。







そして最終的に、私たち2人は互いに助け合いました。私の部分では、VMwareとESXiの問題を解決していました。彼は、いわば私のウィングマンであり、質問に答え、私がライブ部分を主導しました。そしてその逆：私たちは変更しました。つまり、彼はチームの回復とバックアップできるものについて話しました。その瞬間、チャットで私は顧客やレコーディングを見た人々からの質問に答えていました。



-あなたはそのようなタンデムを持っていたことがわかりました。



- はい。各スピーチは20分しかなく、ほとんどのスピーチには少なくとも2人が含まれていました。これは、メインスピーカーの話を邪魔したくなかったためですが、同時に、質問にできるだけ完全に答えたいと思っていました。したがって、事前にトピックごとに同期し、詳細を学び、質問が何であるかを考え、ストリーム中、プレゼンテーション中に、2番目の人が最初の人と同じように答える準備ができていました。

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-あなたはすでに演奏の経験が豊富だとおっしゃいました。他のエンジニアはどうですか？彼らはしばしば幅広い聴衆のために演奏しますか？



-経験について-多くの人がそれを持っているのは興味深いことです。私たちはすでにサポート内でお互いのトレーニングプレゼンテーションを準備することに慣れているからです。私たちのトレーニング手順全体は、サポート自体が何かを理解している主要なスペシャリストを見つけてトレーニングを行うという事実に基づいています。



注意：Habréの記事で、私たちのサポートがどのようにトレーニングシステムを構築したかを知ることができます。



ヴィマトンの準備中も同じで、多くの人が[参加の呼びかけに]応えてくれましたし、大勢の人の中にはいつも面白いアイデアを持っている人がいます。つまり、すべてを担当する人を1人だけ取り、彼がトピックを準備する場合、1人は彼の視野によって制限される可能性があります。そして、一度にたくさんの人を含めると、そのようなブレーンストーミングが起こり、多くの興味深いアイデアが生まれます。

私たちは同じ形式でトレーニングを行っています。スピーチのビデオ録画を準備する練習もあり、日常業務の過程で同僚に講義を行っています。

そして、私も同僚も大勢の人の前で話す習慣はありませんでしたが、画面で話すと（目の前に人が座っているのが見えません）、クラスやグループのために話していると想像するだけです。そしてそれは迷子にならないように、緊張しないように助けました。

ライフハック：あなたが良い想像力を持っているなら、あなたは聴衆を想像することができます。誰かが同僚の群衆との写真または多くの人々の非常に有名な画像によって助けられるでしょう：

「注意、質問！」

-すぐに答えられないトリッキーな質問はありましたか？



-トピックを十分に理解していて、どんな質問にも答えることができたので、トピックに関する難しい質問はありませんでした。しかし、何らかの理由で、トピックとはまったく関係のない質問が発生しました。 （つまり、頭の中で数秒の作業が必要だったのに、なぜここで誰かがあなたにこれについて尋ねるのですか？）私たちはそのような人々にセッションの後に待って答えを求めるように言いました、または私たちは別のトピックがあると言いましたはImyarekによって提示されます。質問がある場合は、そこに行って、これをよく理解している専門家に尋ねることができます。彼らは、一般的なリソースやドキュメントなどへのある種のリンクを提供しました。

たとえば、VMwareディスクの速度に対処する方法に関する私のトレーニングで、何らかの理由で、彼らはWimのライセンスについて尋ねました。私は答えます：みんな、ここにドキュメントへのリンクがあります、そしてあなたはライセンスに関するプレゼンテーションに行くことができます、彼らはそこであなたにも教えてくれます。

役立つアドバイス＃2：スピーカー（およびリスナー）には、すべてのレポートのトピックとスケジュールを含む、イベントのメモプログラムが必要です。

-準備や行動に支障はありましたか？一番大変だったのは何ですか？



-最も難しいのは、この質問に答えることです：）2月にこのイベントへの参加について知らされました。したがって、準備に多くの時間がありました。すべてのスライド、テスト、ラボ、テストノートは数か月で作成されました。実際、私たちはこれらすべてを行うのを待つことができなかったので、すでに結果を見ることができました。つまり、それがどのように組織され、どれだけの時間が私たちに与えられたかに問題はありませんでした。結局、VeeamONがようやく実現するのを待っていました。すでに10回、すべてを完成させて試しましたが、問題はなくなりました。

「ドロップアウト」について

-主なものは「燃え尽きない」でしたか？



-ラスベガスに行かないことが明らかになった後、参加するかどうかを決めるのは難しかったと思います。誰が残っているのかが明らかになるやいなや、他のみんなはすでにこの[オンラインイベント]に興味を持っていました。



-つまり、オフラインイベントに行きたいという人がいましたか？



-これは新しい経験であり、人とのコミュニケーション、ライブネットワーキングであるため、常にそのようなことがあるように思えます...このようなコンピューターに座って画面で話すよりも面白いです。しかし、私が覚えているように、多くの人が落ちました。私が個人的にコミュニケーションをとっているすべてのスピーカー-彼らはすべて滞在しました。そして、なぜそんなに多くの人が残っているのかを説明することができます。なぜなら、まず、あなたがすでに[資料]を用意していたのは残念でした。それをお見せしたいと思います。そして第二に、私はまだビマトンが成功し、来年繰り返されることを望んでいました。それはすべて私たちの利益になりました。



-ご存知のように、あなたの準備は冬に始まりました。つまり、年の初めに書類の募集がありましたか？



-はい、日付を見ただけです-ずっと前のことで、たくさんの時間がありました。この間、ラボを3回壊して、テストを実施しました。つまり、すべてを完全にチェックする時間がありました。 （プレゼンテーションに含めなかったことがたくさんあり、面白かったです。）



-レポートに関して特別な要件、制限、微妙な違いはありましたか？



-はい、応募者が多かったので、除外方式で選んだと言えます。

Veeam Vanguardsグループがあり、かなり進んでいます。さらに、会社の方向性をよく知っている製品マネージャーやその他の仲間。そして、彼らは私たちのテーマとテーマがVeeamONテーマに準拠しているかどうかをチェックしました。



たとえば、私のスピーチは次のとおりです。1つではなく2つの異なるトピックがありました。それらは完全に無関係でした。しかし、それらのいずれもカバーしていませんでした。「1つだけに焦点を合わせ、他のことはしないでください」と誰も私に言いませんでした。そしてそこに、そしてそこで私は最小限の修正を得ました。



実際、この[コンテンツ]が20分間多すぎるため、すべてが何らかの時間管理と制限時間になりました。最初は膨大な数のアイデアを思いついたので、すべてを伝えたかったのですが、不可能です。それでも、誰もが発言する時間を与えられるべきです。

したがって、私のレビューはわずかに減り、私はより明確なことに焦点を当てることになりました、そしてこれはおそらくより良いでしょう。人々がフィードバックをしたからです。「これが私が探していたものです。これは私が知りたいことです！」そして、もっと多くのことを話したら、それについて話すことはできません。



したがって、彼らは私たちにいくつかの推奨事項を与え、私たちが何かを修正するのを助けましたが、同時に私たちは準備においてかなり広い自由を持っていました。

役立つヒント＃3：タイミングがすべてです。経験則：レポートに30分間20枚のスライドがある場合、プレゼンテーションが遅れて他の人の時間に入るリスクが高くなります。最も重要なことに焦点を当てます。グループを編集してから、リハーサルを行います。ご覧のとおり、その結果は聴衆と話者自身を喜ばせます。

写真について

-スライドも自分で作成し、独自のデザインを作成する機会が与えられました（唯一のことは、特定の背景などが与えられたということです。つまり、そこにフォーマット、写真、ビートマップが与えられ、描画できるようになりました）。私たちがそこで行うことを誰も制限しませんでした。ですから、たとえば、クールなテーマのパワーポイントスライドを作成し、設計チームがそれを取り出して、最終的には何も理解できないような方法で削除するのは好きではありません。つまり、もちろんきれいに見えるかもしれませんが、エンジニアには理解できません。まあ、この点で問題はありませんでした、すべてがとても良かったです。



-つまり、デザインに関連するすべてのもの、あなたはそれを自分でやったのですか？



「サミですが、プロジェクト全体のリードリーダーであるカリンネ[ビセット]に確認しました。彼女はすでにこの分野での経験があり、VeeamONに複数回参加したので、私たちに良いアドバイスをしてくれました。彼女は私たちが修正するのを手伝ってくれました。

役立つヒント＃4：テンプレートは確かに生活をずっと楽にしてくれます。しかし、たとえば社内会議を行っている場合は、スピーカーに特定の創造的な自由を与えることはかなり可能です。それ以外の場合は、美しいスライドではありますが、まったく同じテンプレートを使用して5つのレポートを続けて想像してください。視覚的には、ほとんどの場合、誰も「キャッチ」しません。

--Karinneは、私が知っているように、思想家およびインスピレーションを与えました。



-彼女は本質的に主催者でした、はい。つまり、彼女は最初に人々に興味を持ち、引き付けられ、リストを作成し、システムを組み立てました。彼女がいなければ、私たちはそれを成し遂げなかっただろう。カリンは私たちを大いに助けてくれました。



-その結果、2回もの公演を用意しました。



-はい、私は2つのまったく異なるトピックについて話しましたが、それらは異なる時期にありました。1つは米国地域の[セッション]で、次に[アジア太平洋]地域のAPG（つまり、アジアとヨーロッパは後でスクロール）で発表し、もう1つはAPGで発表し、米国では演奏されました。したがって、私は朝と夕方に2つのプレゼンテーションを行いました。私も彼らの間で寝ました。

聴衆について

-そして、同僚や後輩について、これらのプレゼンテーションやトピックをすでにテストしましたか？



- 番号。それはそんな考えでした。わざと誰にも何も見せなかったので、「みんな、応援してくれ！」と言いました。もっと多くの人にVeeamONを見てもらいたかったのですが、結局彼らは私に感謝し、興味を持ってくれました。

あなたはそれが時々どのように起こるかを知っています：それはある種の興味深いイベントのように思われるでしょう-しかしあなたは忙しくて、あなたは[来る]時間がありません。 （ちなみに、これも時間管理の問題です。）そして、後で私に興味を持った人たちは、そのようなルーチンに少し気を取られて、何か他の面白いことをしたので、私に感謝します。



-それで、あなたはターゲットオーディエンスを連れてきましたか？



-ええと、部分的にはそうです、何人かのマネージャー、私の同僚、エンジニア-彼らは見ました。誰もがオンラインを見たわけではなく、レコーディングを見た人もいました。また、再スクロールの品質が高く、ビデオが表示され、すべてが正常であることも確認しました。彼らは忙しくない他の時間に私のプレゼンテーションを楽しむことができました。

オンラインイベントにリアルタイムで参加する予定の人のためのライフハック：

ここでは、オフラインミーティングと同様に、ほとんどすべてのことを実行でき、実行する必要があります。参加時間の計画、質問の準備と質問、メモ、スクリーンショットの作成、ディスカッション、経験の共有..。関与すればするほど、集中力が高まり、その結果、参加のメリットが高まります。そして、最高の質問に対する賞もあります:)

-サンクトペテルブルクの同僚以外にも、ロシア人の参加者はたくさんいましたか？ロシア語を話すリスナーはいますか？



-来場者はありましたが、ロシアからの講演者は少なかったので、来年は直したいと思います。私が理解しているように、今年はイベントに参加する機会を逃した人もいました。どうして？なぜなら、過去数年間、私が言ったように、このイベントは他の部門に関係していて、サポートはあまりなかったからです。そして、誰もがVeeamONについてのこのような巨大な手紙で見たわけではないので、サポートのためのVimatonもあります。そして、私たちが人々をつなぎ始めたとき、残念ながら、単に資料を準備する時間がなかった人もいました。しかし今、みんながこれを見た後、すでにもっと興味のあるパーティーがあります。そして、来年私たちがサポートするもの（ロシアのサポートを含む）は、この問題により積極的に関与することになると確信しています。



-フィードバックはありますか？



-はい、すべてのスピーカーには、回答を含むExcelファイルが送信され、それを閲覧したすべての人から個人的なフィードバック（もちろん匿名）が送信されました。そして、何百人もの人々がいたので、誰にとっても巨大なファイルがありました。



私が知っていて他の人に聞いた限りでは、すべての[リスナー]は技術的な問題のいくつか（誰かのインターネットが落ちたときなど）を理解するという点で非常に適切であり、誰もがコンテンツ自体に非常に満足していました。

№5: — , . , . , (- ). , , work-around-. , , , ; , Veeamathon-e, .

-私たちが覚えているフィードバックは、20分では興味深いトピックを伝えるには短すぎるということです。つまり、来年は、2つのセッション（たとえば、2つの部分に分割する）を行うか、人々が理解しやすいように資料の量を減らす必要があります。私たちはオタクなので、すでに多くのことを知っています。技術的な意味で話します。おそらく、誰かが小さな紹介やもう少し簡単な資料を見逃していたのでしょう。



一般的に、主催者が来年ハイブリッドフォーマットを作ることを考えるように促した多くの良い点がありました。そのため、Veeamの同僚は、さまざまな地域の多くのチームが書類を要求するという事実にすでに備えることができます。

夏はそり、冬はカートを用意してください

-参加登録の時間がなかった方もいらっしゃると思いますが、知識共有関係者の方には、お話したいカンファレンスが来年に向けて事前に計画を立て、事前に準備しておく方がいいと思います。そして、静かにこの会議を待ちます。先週の準備よりもはるかにストレスが少ないです。



私はすべてで忙しいという原則を持っていました、私はカレンダーを持っています。そして、私が報告をしたとき、私はすでにイベント自体の前に準備をしていました。ですから、今年は、すべてをチェックして実行したことで、事前に準備ができていることを知って、はるかに喜びました。なんて言うの？早くやれよ。通常の問題は、スライドやその他すべての作成方法です。しかし、私たち自身がこの問題を引き起こしています。これも時間管理の問題です。残念ながら、私自身はこの分野で多くの仕事をしましたが、以前はこれに気づいていませんでした。そして今だけ気づきました。多分このアドバイスは誰かを助けるでしょう。

デニスからの有用なアドバイス＃6：誰かが会議に参加したいですか？非常に良いアイデアです。週末や自由時間に、パフォーマンスのために何かをするために少なくとも週に30分は。そして、あなたは材料がどれほど速くタイプされるかに気付かないでしょう。それは大いに役立ちます。

-非常に良いアドバイスであり、実装するのも難しくないようです、ありがとう！



-それでも-強調しないでください。繰り返しになりますが、事前に時間があれば、汗をかくことなく落ち着いて準備することができ、同時に最後の瞬間よりもはるかにプロフェッショナルに見えます。残念ながら、これに気付いたのは、Vimatonの後、たまたま[準備する]時間がたくさんあったときだけでした。そして、私が気付いた後、何が起こったのか、私がこれをするのはとても楽しくて楽しいことでしたか？そして、誰も私を急がなかったので、私は多くの時間を過ごしました、そして私は落ち着いてそれをしました。本当に素晴らしかったです。



-拍手しかできない！



-はい、主なことはすべての機会から最大限を絞り出すことであり、すべてがうまくいくでしょう。