MVideo-Eldoradoグループでは電子ドキュメント管理はどのように実装されましたか？何人の工数が費やされ、プログラマーの内部チームがどれだけの白髪を失ったか、これらすべての「恐ろしい」詳細がカットされました。
M.Video-Eldorado Groupの事業の規模を示したい場合、店舗の数、存在する都市、または店舗内の製品の位置についてよく言及します。しかし、これらの美しい数字に加えて別の数字があるという事実に注意を払う人はほとんどいません。200を超えるサプライヤーがあります。私たちは、それぞれと継続的に文書を交換する必要があります。それらは、ロシア全土のすべての倉庫へのすべての配達に伴います。これらの文書の流れは膨大です。どんな会社もそれに溺れる可能性があり、私たちにとっても簡単ではありません。
M.VideoとEldoradoが紙の海で溺れかけた様子
最初は、私たちのエコシステムの商品とともに、紙の文書が「移動」しました。中央会計部門が彼らと協力し、各地域の流通センターで働く会計士が紙の処理に従事していました。
時間が経つにつれて、税務当局はスキャンされたコピーを信頼し始めました。これにより、作業が大幅に容易になりました。ドキュメントを電子的に交換できるようになり、ドキュメントの流通速度が向上しました。しかし、問題は未解決のままでした。請求書、仕様書、請求書、契約書の在庫はまだ膨大で、会計システムにデータを入力するだけでもかなりの時間がかかりました。日常の負荷がスタッフの状態にどのように影響するかについて話さないことは可能です。
当時の独立系企業が電子文書管理への切り替えを考えていなかったとは言えません。 「Eldorado」では彼らはそれを習得し始め、「M.Video」EDOではロジスティクスサービスのみがカバーされました。状況は明らかに最善ではありませんでした。
各倉庫には、会計スタッフが常にその場で請求を行うために立ち会い、スキャンされたコピーの交換でさえブラウン運動に似ていました。そして、会計システムに定期的にエラーが発生しました-「人的要因」、何もできません...そしてドキュメントの量は絶えず増加していました-年間10％ずつ。
アーカイブの状況は決して簡単ではありませんでした。M.Video-Eldoradoが存在するすべての地域で事業を行っているわけではないアウトソーシング会社に文書の保管を委託しました。したがって、文書は商品の一部として輸送されるか、地域間で郵便で送られる必要がありました。このプロセスは安くなかっただけでなく、ドキュメントも定期的に失われ、従業員は回復に対処しなければなりませんでした。
そして、MVideoとEldoradoが単一の企業グループに統合されたとき、最終的に明らかになりました。電子ドキュメント管理なしで行うことは不可能です。
解決すべき課題
最初のタスク（紙の文書のアーカイブに関する問題の解決）が最も簡単であることが判明しました。それらを完全に放棄した場合、最新のドキュメントの保存期間は5年で期限切れになると計算しました。したがって、そのようなアーカイブを整理する必要性は自然に消滅します。また、新しく作成されたデジタルドキュメントの場合、大規模な物理ストレージは必要ありません。単純な集中型ストレージシステムで十分です。しかし、他の2つのタスクははるかに困難でした。
2つの主要なタスクの最初は、事務処理を最小限に抑えることです。それらの作成にかかる費用を節約し、従業員の作業負荷を再配分するために、これを達成する必要がありました。
同時に、もう1つの問題を解決する必要がありました。それは、EDMシステムと企業グループの会計システムの統合です。電子文書を受け取ると、ERPは必要なチェックを自動的に実行し、それを会計に反映する必要がありました。残ったのは、サプライヤーを見つけて解決策を選択することだけでした。
TerraLinkxDEを選んだ理由
解決策を選択するための入札が発表されました。それは非常に代表的であることが判明し、EDMの分野のサービス市場のすべての主要なプレーヤーによって申請が提出されました。委託条件は、15人の専門家からなるワーキンググループによって作成されました。これには、ビジネス顧客、インフラストラクチャ、情報セキュリティの分野のスペシャリストが含まれます。
このシステムの主な要件は、大規模小売店での成功した経験、オープンAPI、会計システムおよびマルチオペレーターとの統合の容易さでした。
その品質の合計から、TerraLink xDEが選択されました。これは、外部および内部の電子ドキュメント管理を整理するための単一の企業プラットフォームです。
MVideo-EldoradoGroupで使用されているSAPERPとすぐに統合でき、さまざまなEDIオペレーターに接続されているカウンターパーティとローミングせずにドキュメントを交換できます。
「BigFour」（Taxcom、Diadoc、Tensor、SPHERE Courier）のオペレーター向けに「コネクタ」を設定し、ドキュメントのほぼ90％がEDFで処理されるようにしています。TerraLinkの請負業者は、システムを使用する企業グループのすべての従業員に電子デジタル署名キーを提供することさえしました。
人的要因、人間工学
情報システムの実装は、担当者によってあいまいに受け取られることはよく知られています。当初、EDMへの移行は敵意を持って受け入れられました。多くの会計士は、以前に行った日常業務を自動化することで仕事ができると感じていました。
EDMシステムをSAPERPと統合しようと努力したのは偶然ではありません。データ検証とドキュメントの投稿を自動化することに加えて、単一のインターフェースで電子ドキュメントと会計トランザクションを処理できるようにすることが重要でした。そして、この機能は、TerraLinkxDEを支持する最大の議論の1つになっています。
EDFが実装されている理由と理由、プロジェクトが直面している実際の目標、スタッフの作業負荷をどのように再配分するか、新しい責任は何かについて話すために、各従業員と話をする必要がありました。 EDMの役割を説明し、システムでの作業方法を教える特別なビデオコースも用意しました。
この段階では、すべての従業員が、プロセスの自動化がプロセスに取って代わるのではなく、通常の、そしてしばしば日常業務を簡素化することを説明することが重要でした。たとえば、商用購入に関して多数の自動操作を実行すると、ドキュメントの操作時間が数分（場合によっては数十秒）から5〜7秒に短縮されます。
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その後、2020年の春に封鎖が起こりました。彼は私たちに思いがけない助けをしてくれました。私たちは、ロシアのすべての企業と同様に、在宅勤務に切り替えました。それ以前は、経理部が部分的にしかこのモードで働いていなかったのですが、突然、全職員が自宅から書類を完全に処理できることに気づき、全額の給料を受け取り続け、将来も自信を持っています。
ほぼ1年、経理部門はリモートで作業しています。この間、EDMの導入により解雇された人は一人もおらず、給与や責任が減額された会計士はいませんでした。しかし、日常的な操作の代わりに、より高いレベルの問題を解決するようになりました。
カウンターパーティの方がはるかに簡単でした。2019-20年に、サプライヤーの4分の3がEDFでのドキュメント交換に切り替えました。事実、彼らの最大のものはすでに電子文書管理を使用しており、私たちと一緒に作業するときに電子文書管理に切り替える方がさらに便利でした。
同僚は、私たちのプロジェクトワーキンググループのメンバーを彼らの場所に招待して、彼ら自身の経験を共有することさえしました。他のベンダーもこのアイデアを支持していました。これらの企業の多くは、すでにEDIへの切り替えを検討しており、私たちのプロジェクトは、このプロセスを開始するための言い訳になりました。
大きいものから小さいものへ
EDMの実装を開始した最初の地域構造は、モスクワ近郊にある中央流通倉庫でした。
TerraLinkのパートナーと一緒に、それぞれを訪問し、スタッフのトレーニングを実施し、システムの使用に関するテストセッションを実施しました。これらのサイトでは、実装の最も困難な瞬間を特定し、不整合や不整合を解決することができました。
地域の倉庫に移動したとき、流通ハブで得られた経験のおかげで、実装作業ははるかに簡単かつ迅速になりました。ソリューションを選択してからセンターでEDMを立ち上げるまで、9か月が経過した場合、地域システムに接続するのに5か月しかかかりませんでした。私たちは、2つのプロジェクトチーム（私たちとTerraLink会社）の助けを借りて、このすべての作業を行いました。それぞれに10〜15人の開発者とアナリストが含まれていました。
現在、システムは、形式化された（UPD、UKD）文書と非形式化された文書（契約書、支払いの請求書、TORG-2不一致ステートメント、調整ステートメントなど）の両方で作業を提供します。
自分の間違いをどのように修正したか
プロジェクトの作業を開始すると、スペシャリストとお客様の代表者の両方が、関心のあるすべての部門の好みを考慮に入れようとしました。したがって、私たちは彼らのリーダーと並行してコミュニケーションを取りました。しかし、これが重大な間違いの理由となり、克服するのに時間と労力を要しました。
事実、部門ごとに個別にターゲットビジネスプロセスを形成し始めました。その結果、プロジェクトの作業が混乱し、企業グループ全体で同じであるはずだったソリューションが、それぞれが1つの部門のみのタスクに焦点を合わせた別々の部分に分解され始めました。
そのような主権のパレードは止められなければなりませんでした。各部門のビジネス顧客がワーキンググループに招待され、私たち全員が一緒になって、すべての人に適した妥協案を見つけました。
自分の間違いをどのように修正したか
今日、M.Video-Eldorado Groupの商用購入の80％は、電子ドキュメント管理に移されました。毎月4万件の主要な会計書類がEDMに入力されており、この数字は、ビジネスパートナーとEDIシステムにまだ接続されていない部門の従業員の両方にとって印象的です。
彼らはEDIに切り替えることの利点を理解し、そのようなステップの必要性をもはや確信する必要はありません。それどころか、すでに電子事務の導入に関するアイデアを提案しており、非営利の文書フローを電子形式に変換する際には、それらの多くを明確に使用します。
EDMの導入と同時に、ドキュメント投稿の自動化を実行するという決定に大いに助けられました。今日、商業的な部分では、一次文書の85％が人間の参加なしに記録されているため、時間とお金が節約され、間違いを回避し、意思決定の速度が向上します。
近い将来、非営利目的の購入のデジタル化を確実にする予定です。 EDMの導入と並行して、株式リストと参照情報のベースを最適化し、企業認証センターを立ち上げ、Source toPayと統合する予定です。
さまざまな製品グループのラベル付けに関する実験がますます市場に出ています。私たちはこれを監視しており、トレーサビリティに積極的に取り組む予定です。
この段階では 本当に才能のあるプログラマーが必要です。そんな方は 是非、おもしろいでしょう。