開発者のオンボーディング

「私は仕事に来て、彼らは私にラップトップを与えて、私に職場を見せて、私に仕事を与えて、それから座ってそれを自分で行います。数か月後、私は会社についてすべてを知る必要がありますが、実際には、実行したタスクのみを覚えています。誰に質問すべきですか？ディレクターに行ってもいいですか？トイレはどこですか？"。これは、オンボーディングを行わない企業では、新参者の世界がどのように見えるかです。むかしむかし私たちはそのようなものでした。この記事では、初心者向けのオンボーディング用ツールをゼロから作成し、1年でプロセスを構築した方法について説明します。

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記事の著者：Yana Khodartsevich -Dodo Pizzaのスクラムマスターおよびオンボーディングリード。

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要件の形成、インタビューと候補者とのコミュニケーションのいくつかの段階は、特定の資質と専門的スキルを持つ特定の人物を見つけることを目的としていました。会社が空席のある人を見つけた瞬間、シャンパンを開店し、できるだけ長くこの場所に保管したいと考えています。結局のところ、お金は検索と採用に投資されており、会社はようやく「1つ」を見つけました。



次に、初心者をワークフローに没頭させる必要があります。これを行うには、3つの椅子のいずれかを使用できます。

• 何もせず、彼に水泳をさせてください。この状況では、初日には新入社員にラップトップ/コンピューターが与えられ、クーラーがデスクトップにエスコートされている場所が示されます。そして3か月後、彼らは次の質問をします。ハードコアですが、スパルタのように効果的です。最も強力なものが生き残ります。
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2017年まで、当社はまだSyktyvkarのオフィスにありました。当時、私たちは開発者、テクニカルサポート、デザイナー、トレーニングセンターなど、多くの大きなチームで構成されていました。新しい人はすぐに彼のチームを知ることができ、彼らと並んで座って、即座にプロジェクトと主題領域に没頭しました。

プロセスを作成する大きな理由

2018年から2019年にかけて、チームは爆発的な成長を遂げ、2年間で2倍になりました。250の開発者の目標をご存知ですか。それから私たちは頑固にその実装を取り上げましたが、そのような急速な成長の準備ができていないことをまだ知りませんでした。チームを拡大するためのアプローチとリソースはすぐに使い果たされました。結局、初心者でも見つけにくい席でした。しかし、これはすぐにはわかりませんでした。



人々は会社に来て、どういうわけかチームに落ち着きました、誰も彼らの世話をしませんでした。実際、すべてのオンボーディングは、歓迎パッケージ、フレンドリーな挨拶、オフィスのツアー、そしておそらくすべてで構成されていました。



私たちは古いプロセスを新しい現実に引き込もうとして、沸騰したお湯が鋭く注がれたガラスガラスのように割れました。オンボーディングシステムが1つもない場合、新人がチームに没頭することは、The Survivorの主人公の物語に似ていました。振り返ると、多くの（40人を超える）新しい従業員を失ったことに気づきました。

ようこそ

正式には、オンボーディングをITチームとビジネスユニットの2つのストリームに分割します。それらは互いに非常に似ており、唯一の違いはステージ数とイントロミーティングの数です。この記事では、ITチームのオンボーディングについて説明します。なぜそれが必要なのか、そしてその用途は何かについての短いビデオを見ることができます。さらに私は詳細を共有します。

キャラクター

初心者のオンボーディングプロセスでは、メンター、オンボーディングリード、HRキュレーターの3人のキャラクターが参加します。







メンター。

目的：チームに新参者を没頭させること。

彼が誰で何をしているのか：メンターは初心者のオンボーディングで重要な役割を果たします（たとえ知らなくても）。これは初心者をすべて助ける人です。彼は初日に彼に会い、オンボーディングが終わって初めて完全に手放します。チームを紹介し、理由と目的についてのすべての質問に答え、サポートします。



初心者のチームの人がメンターになることができます。同じスタックを持つ人でも、たとえばmapi初心者向けのAndroid開発者でもかまいません。メンターと初心者が1つのスタックを持っている場合、それらは選択の余地がありません-彼らは非常に長い間ペアで動作します。メンターと初心者が異なるスタックからのものである場合、2つのオプションがあります。

• 最高速度でメンター。メンターと初心者はペアで作業する準備ができており、メンターはさまざまなスタックから問題を解決するのに役立ちます。
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オンボーディングリード。

目標：オンボーディングプロセスを制御し、すべてが正しい方向に進んでいることを確認します。

彼は誰で何をしているのか：オンボーディングリードはITのオンボーディングの主催者です。それらになるためには、資材のスキルが必要です。オンボーディングリーダーが「この文化で育まれた」ITの各ツールの価値を理解していることが重要です。オンボーディングリードの主なタスクは、メンターと初心者が成功することを確認し、うまくいかない瞬間を強調することです。この役割は、警察官の役割と非常に似ています。オンボーディングのリードは近くのどこかを歩いて、初心者の世話をし、状況はどうなっているか、すでに何が起こっているかを尋ねます。質問に対してメンターにアドバイスを提供し、サポートを提供します。一般的に、彼はすべてが本来あるべき姿であることを確認します（本来あるべきではないので、そうではありませんでした）。

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HRキュレーター。

目的：オファーが提出された瞬間から新入社員に会社への快適なエントリーを提供すること。HR側から必要なすべての情報を提供します。これにより、新入社員は会社をナビゲートできます。



彼は誰で、何をしているのか：hr-curatorは、初日にオフィスで新人に会って、ドキュメントを作成するのに役立ちます。その後、裁判期間の真ん中にある非公式の昼食会で交流します。これは、初心者がオンボーディング、ツール、タスクから抽象化し、あらゆるトピックについてコミュニケーションし、サポートを受けるために必要です。

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楽器

オンボーディングを明確にするために、Slack、Kaiten、Google Docs、Nuclino、Miro、Google Calendarのツールを選択しました。







すべてがどのように機能するかについては、後で詳しく説明します。

1. hr- Slack. (, — ). .
2. hr- Kaiten ( Trello). , , , . , .
3. Nuclino — , . Nuclino , , .
4. Miro . , , . , , .
5. . , , Google Calendar. , , Intro.
6. 上記すべてに加えて、新人にはアシスタントDodoボットがあります。これは、休暇の手配方法や会議のチケットの予約方法など、会社に関する有用な情報を新人に送信する内部ボットです。

プロセス：搭乗からフリースイミングまで

俳優とツールが特定されました。これは、会社と新人の間の活発な知り合いの3か月の準備ができていることを意味します。プロセスは2つの段階で構成されます：プレボーディング（仕事に行く前）とオンボーディング。

搭乗前

初心者は初日に仕事に来ます。機材を受け取り、書類に署名し、メンターとチームに会います。必要なすべてのプログラムがインストールされている間、彼らはメンターと一緒に、他のチームや一緒に働く人々と知り合いになります。すべてがスムーズかつ適切な理由で進んでいます-プレボーディング。



搭乗の3日前から搭乗が始まります。主な目標は、全員（メンター、オンボーディングリード、HRキュレーター）が新しい従業員の釈放を覚えていて、この瞬間に備えられるようにすることです。搭乗前は初日、初心者がオフィスで働く場所を探していた。またはさらに悪いことに-初日、チームとメンターの貪欲な検索が始まりました。私たちの過ちを繰り返さないでください。



搭乗前に何をしますか？

• メンターを粉にし、彼に何が待っているのかを伝え、必要なすべての情報がある場所を彼に示してください。
• テーブルを準備する（考えていたテーブルではない）。
• リストをもう一度実行して、すべての準備が整っているかどうかを確認します。
• 一般的に、アクティブな家事。

プレボーディングチェックリストリストの一部の



準備が整っていない場合は、修正する時間があります。

オンボーディングのアクティブフェーズ

次に、アクティブフェーズが開始されます。このフェーズでは、回路が混乱しないようにします。その部品やコンポーネントについて詳しく説明します。







黄色の長方形はオンボーディングの焦点です。プロセスとメンター全体が特定の期間に集中し、研ぎ澄ますもの。



メンターの焦点は、状況的リーダーシップの理論に基づいています。メンターは、さまざまなタスクで初心者の進行状況を追跡し、彼の人生への介入を調整します。初心者がすでに自分でうまくやっているところを見た場合、彼は参加を最小限に抑えます。最初の3〜4週間は、メンターと初心者の練習のペアが機能します。さらに、メンターは初心者をすべてのチームイベントやアクティビティに招待します。オンボーディングの途中で、メンターは新人を自分の中に閉じ込めず、チームにもっと移します。



薄緑色の長方形-チェックポイント。それらは、参照点、カットオフとも呼ばれます。チェックポイントでは、オンボーディングリードまたはhr-curatorがオンボーディングプロセスに接続されます。これは会議の形式で行われます。そこでは、メンターとの作業、初心者に何が起こるか、困難が発生する場所、助けやサポートが必要かどうかについて尋ねます。





チェックポイントチェックリスト



これらの質問に対する回答は、メンターがうまくやっているか、助けが必要かを理解するのに役立ちます。これは、メンターや新入社員の試験ではないことを理解することが重要です。むしろ、オンボーディングリードの情報源です。すべてが順調に進んでいるか、やり取りやフィードバックに問題があるか、メンターやチームと接触している初心者です。会議で問題があることが判明した場合は、オンボーディングリードが問題の解決に役立ちます。





最終チェックポイント。最後のチェックポイントについてもお話ししたいと思います。作業の2か月目の終わりに開催され、この期間中に初心者が得たすべての重要な知識が含まれています。質問チェックリストには、次のトピックが含まれていました。

• 技術スキル：システムアーキテクチャに関する知識。
• エンジニアリング手法：XPとそれに関連するすべての人。
• 文化：私たちのビジネス、価値観、その具体化または例による違反。
• プロセス：スクラム、LeSS、フィーチャーの形成方法。
• 全体：オンボーディングフィードバック。

最終チェックポイントは、試用期間が終了する1か月前に開催されます。適応が困難な場合は、意図的にミスに取り組む時間があることを確認します。



白い星-イントロ。これを専門家会議とワークショップと呼びます。これには、新入社員が会社をよりよく理解するのに役立つ興味深いことを伝え、示し、実行するすべての紹介会議も含まれます。



各イントロ会議は、独自のテーマに合わせて調整されています。目的：新規参入者と会社、その価値、プロセス、ビジネスについて理解すること。たとえば、Dodoビジネスの紹介、スクラム/ LeSSの紹介、文化とリーダーシップの原則の紹介があります。



基本的に、すべてのイントロの長さは1〜1.5時間です。ただし、2時間かかる技術ワークショップがいくつかあります。

プロセス期間

オンボーディングの期間は3か月で、これにはいくつかの理由があります。

1. 純粋に人道主義的または「講義」の週がないように、正確に投与されるべき膨大なプログラム。2〜4週間ですべての知識を初心者にロードすることは不可能だと判断しました。結局のところ、彼はそれらを入手するだけでなく、それらの使用方法を学ぶ必要もあります。
2. チームとプロセスへのスムーズな参入。最初の月に、初心者は徐々に何が起こっているか、そして私たちがどのように生きているかを理解します。2番目から3番目まで、彼はゆっくりと独立した動作モードに入ります。責任を取る意思がある。

すべての企業は、タイミングを試して、自分に合った最適なタイミングを見つける必要があります。私たち（Yandex、Adventum、Net by Netも同様）にとって、3か月のオンボーディングが最も成功したソリューションのように思われました。

オンボーディングの完了

オンボーディングの最後に、メンターと初心者の間の最終会議が1：1の形式で開催されます。その上で、彼らはミニレトロを行います：彼らは彼らの共同作業で何が良かったか、彼らが時間を持っていなかったか、しなかったか、試用期間の目標にどれだけ対処したかについて話し合います。一般的に、メンターと初心者は彼らの心が望むものは何でも話し合い、オンボーディングのポイントを置きます。

主な困難

プロセスの開発のあらゆる段階で、小さな困難に直面しました。時間や神経を大幅に節約できるため、それらについて話すことが重要だと思われます。



急速な変化に対するプロセスの準備ができていない。当初、私たちのオンボーディングはオフィスで働く人々にのみ適していました。しかし、ある時点で、私たちは遠隔地の従業員を雇い始め、それから完全に自己分離に入り、自宅で仕事をしました。ここにいくつかの質問があります：

• 対面の参加を伴うイントロはどうですか？
• welcombパッケージを発行する方法は？そして、それを配ることを忘れないようにするには？
• メンターと一緒に仕事を整理する方法：非公式のコミュニケーション、ペアワークなど。

そのような瞬間がかなりあり、私たちはそれらのいくつかを今しか解決できませんでした。たとえば、私たちは以前は個人の存在を伴う分解とユーザーストーリーマッピングのワークショップを行っています。プレゼンテーションの簡単な変更で降りることはできませんでした。ほぼ4か月間の自己分離の後、すべてをオンライン形式に転送することができました。



不可能のオンボーディングの有効性を評価する上で困難。指標と数値を通じてプロセスの有効性をどのように表現しますか？まだ明確な答えはありません。一方では、オンボーディングの前後の最初の数か月のレイオフ数をカウントできます。しかし、その一方で、この測定基準でさえも、雇用エラー、従業員の能力、世界の経済状況など、何にでも影響を受ける可能性があります。したがって、この指標を絶対的なものとして受け入れることはできませんでした。



オンボーディングに多くの投資をする必要があります。私たちはすべての努力、お金、時間、リソースは将来への投資であると信じています。私たちはオンボーディングが役立つと信じており、人々はそれをある理由で賞賛します。 「お年寄り」（2年以上会社で働いている従業員）の方もいらっしゃい、一度はそのようなプロセスがなかったとおっしゃっていました。これまでのところ、私たちはそのようなフィードバックを通じてオンボーディングの有効性と利点に信頼を築くことができるだけです。



現在、プロセスの参加者からフィードバックを積極的に収集しています。オンボーディングが彼らにどの程度適しているか、それが役立つかどうか、どのような問題が解決され、何がもたらされるかがわかります。これはすべて、私たちが正しく動いているかどうかを理解するのに役立ちます。



会社がオンボーディングを採用するかどうかに影響を与える可能性があるのは、パフォーマンスの評価におけるこの困難です。しかし、有効性を計算する方法を見つけたら、それは非常に素晴らしいでしょう、コメントに来て、あなたの提案を書いてください。



初心者にもメンターにも多くの時間がかかります。最初の1〜1.5か月間は、チームに+1人ではなく-1人が参加することを製品所有者に常に警告しています。これは、初心者の生活にメンターが積極的に参加するためです。成功、目標への動き、実践への没頭など。これらすべてがまとまって、メンターの強みの多くを消費します。この事実により、チームの機能の製品開発が妨げられ、速度が低下します。



ビジネスは常にそのような条件に同意する準備ができているわけではありません。次に、初心者やメンターの負担を減らすために交渉する必要があります。この問題の解決に役立つのは、議論と常識だけです。たとえば、初心者がトピックに精通している場合に、一部のイントロから初心者を解放するケースがありました。

結論

オンボーディングは、他の実験やイノベーションと同様に、繰り返し実装する必要があると言いたいだけです。まず、主要な問題を閉じてから、興味深いものを追加します。その後、よりグローバルなものを開発する方法を探すことができます。初心者からオンボーディングとそのメリットに関するフィードバックを収集することを忘れないでください。これにより、プロセスがブドウで固まり、大きくなりすぎるのを防ぎます。初心者だけでなく、メンターにも注意を払い、サポートや支援を行うことが重要であることを忘れないでください。



そして！新しいメンターとメンターのペアで何かがうまくいかなくても、それらの1つが嫌いな人であることを意味するわけではありません。おそらくプロセスに何か問題があり、どこかでそれが助け以上に干渉しています。